En tant que formateur ou centre de formation, votre expertise réside dans la création de contenu et la transmission de connaissances à vos apprenants.
Cependant, pour que votre entreprise fonctionne efficacement, vous devez également gérer des tâches administratives et de communication importante telles que l’organisation de votre emploi du temps, la gestion de votre présence en ligne et le pilotage de votre communication professionnelle.
Voici quelques conseils pratiques afin de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : la formation.
1. Organisez votre emploi du temps
La gestion de votre emploi du temps est cruciale pour assurer une utilisation efficace de votre temps. Utilisez un calendrier en ligne, tel que Google Calendar, pour organiser vos rendez-vous, vos réunions et vos tâches de la journée.
En utilisant une application de planification en ligne, vous pouvez également définir des rappels pour vous assurer de ne manquer aucun événement important.
2. Gérez efficacement vos e-mails
Les e-mails peuvent facilement devenir envahissants et prendre beaucoup de temps. Pour vous occuper efficacement vos e-mails, créez des dossiers pour trier les e-mails en fonction de leur importance ou de leur urgence, et réservez des créneaux horaires spécifiques pour répondre à vos e-mails.
Vous pouvez également utiliser des outils de gestion d’e-mails tels que Boomerang ou Inbox Pause pour planifier des réponses automatiques pendant les heures où vous souhaitez vous concentrer sur votre travail de formation.
3. Gérez votre présence en ligne
Votre présence en ligne est importante pour attirer de nouveaux clients et établir votre crédibilité en tant qu’expert dans votre domaine. Assurez-vous que votre site Web et vos profils de réseaux sociaux sont à jour et reflètent votre image professionnelle.
Utilisez des outils de planification de publication tels que Hootsuite ou Buffer pour planifier à l’avance vos publications sur les réseaux sociaux et consacrez du temps régulièrement pour interagir avec votre audience en ligne.
4. Pilotez efficacement votre communication professionnelle
La communication professionnelle est un aspect important de toute entreprise. Assurez-vous que vos e-mails et vos messages soient clairs et professionnels, et utilisez des outils de communication en ligne tels que Skype ou Zoom pour organiser des réunions virtuelles avec vos clients.
Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana pour gérer vos projets et vos tâches à accomplir.
5. Automatisez l’envoi de vos supports à vos apprenants
Une fois que votre formation est sur pied et que vous avez trouvé des stagiaires pour votre session. Vous devez envoyer de nombreux documents afin d’être en règle avec la législation.
Digiforma est un logiciel qui vous aidera dans la gestion de votre centre de formation. En effet, il vous permet d’automatiser bon nombre de tâches et vous facilitera la vie en vous offrant la possibilité d’être en conformité avec la législation grâce aux rapports qualité générés automatiquement.
6. Externalisez les tâches administratives et de communication
Soulagez vos longues journées et envisagez d’externaliser certaines tâches administratives et de communication à une secrétaire indépendante.
L’externalisation de la gestion et la communication de votre structure à APIE Secretary est un moyen simple et rapide pour vous libérer du temps afin de vous concentrer sur votre activité principale.
Ainsi, vous aurez l’assurance que ces tâches sont gérées de manière professionnelle et efficace, tout en assurant la satisfaction de vos clients tout en vous concentrant sur votre expertise de formation.
Alors n’attendez plus !