S’organiser dans certains cas s’avère difficile, notamment si l’on veut être le plus efficace possible. Je vais aller assurément à rebours de certaines idées reçues. Et oui, j’aime être à contre-courant, parfois, souvent 😉
Alors, mon premier conseil, si surprenant soit-il, est de s’écouter ! De quel rythme mon corps a-t-il besoin ? Est-ce que je suis une lève tôt ou un couche-tard ? Le principal réside dans l’écoute de mes besoins physiologiques d’une part, puis personnels d’autre part.
Combien d’individus sombrent dans le burn-out par manque d’empathie envers eux-mêmes ?
À l’heure où tout le monde poste ses états-d’âmes, nombreux témoignent du passage où ils ont perdu pied. Ils se noient sans le vouloir et sans s’en rendre compte dans une somme de travail à laquelle ils finissent par ne plus faire face. Cela arrive aussi aux entrepreneurs qui ont des métiers passions. Ces indépendants se retrouvent engloutis petit à petit par leurs obligations professionnelles. « Bah pourquoi je m’arrêterai, je kiffe ce que je fais ! »
1er conseil : commencer par s’accorder 15 ou 20 minutes
Chaque matin avant de débuter sa journée, s’offrir un moment pour soi, un peu de lecture, de la marche, du yoga. Bref, fais ce que tu aimes pour démarrer la journée du bon pied.
2nd conseil : faire un tri rapide de ta messagerie
Je conseille pour les plus matinaux et ceux qui n’ont pas trop de mails d’aller y faire un tour et faire le tri. D’une part, pour virer ceux qui sont inutiles et d’autre part, pour gérer ceux qui sont vraiment urgents. Ainsi, ton esprit ne sera pas accaparé par ce qui peut se cacher dans ta messagerie.
« Savoir traiter l’urgent du non urgent est primordial dans l’organisation tout comme savoir dire NON ou plus tard. Nous vivons dans une ère du tout, tout de suite ! Cependant tu es un humain et il est impossible de répondre à une demande dans la seconde, quelle qu’elle soit, sauf les urgences bien sûr ! »
D’où l’intérêt de repérer les vraies urgences. Un site e-commerce totalement planté est une véritable urgence, le chiffre d’affaire et la solidité de ton client en dépend. Par contre, faire une modification mineure peut attendre la fin de la journée ou un moment plus calme dans la semaine.
Je te conseille en revanche de toujours répondre à ton client en lui donnant un délai de traitement correct et surtout que tu respecteras.
Pour les personnes qui commencent leur journée plus tardivement et/ou qui ont beaucoup de mails à consulter, débutez par 2 à 3 heures de production, au moment où vous êtes le plus efficace. Cela vous permettra de ne pas plomber votre productivité dès le matin.
3ème conseil : se focaliser sur ton projet et ton client sans t’égarer
Une fois que tu as traité ou répondu à la plupart des messages en fonction de leur degré d’urgence, je t’encourage à ne plus y retourner pendant les quelques heures que tu vas consacrer à ton client. De même, si tu as beaucoup d’appels, le mieux est d’éteindre ton téléphone. Ainsi, tu seras bien plus efficace dans les tâches que tu as à réaliser et donc plus rapide.
Selon l’heure de ton déjeuner, tu peux jeter un œil à tes mails et ton portable avant ou après et rappeler.
Tu peux en amont dire à tes clients que tu es plus facilement joignable en fin de journée par exemple. Ils peuvent te laisser un mail ou un message téléphonique, tout au long de la journée, mais ils seront traités de 17h00 à 18h00. Par conséquent, tu seras moins dérangé dans tes moments de productivité.
4ème conseil : Prendre une véritable pause déjeuner de minimum 1h
L’idéal est de prendre son déjeuner ailleurs que dans son bureau, de manger un repas équilibré si possible et d’aller marcher ou changer d’air. Rien de tel pour recharger les batteries et reprendre le travail avec un cerveau reposé et d’attaque ! Et éventuellement, ne pas faire d’écran le midi, mais ça, c’est une autre affaire 😉
Les adeptes de la sieste de 20 minutes, allez-y sans modération, il n’y a rien de meilleur pour la santé !
5ème conseil : faire des micro pauses et bouger
Il est important de bouger régulièrement dans la journée pour mobiliser ton corps et faire souffler tes méninges. Ma pause du matin consiste à étendre mon linge dans le jardin et faire quelques étirements. Cette pause de 10-15 minutes max à regarder la nature ou à faire toute autre activité non professionnelle, t’apportera l’attention et de la concentration nécessaire pour continuer ta journée. Tu peux en faire deux l’après-midi en fonction du nombre d’heures de travail, elles peuvent être des temps de respiration ou de méditation qui seront hyper régénératrices pour ton métabolisme.
6ème conseil : ne pas s’éterniser le soir
Ne pas allonger les journées jusqu’à 21h00. Tu t’épuises et tu n’es plus aussi productif. Tu es plus enclin à faire des erreurs. Et puis, il faut préserver ta vie perso, qui demeure à mes yeux la base de tout le reste. Trouver l’harmonie entre la vie personnelle et professionnelle est périlleux, notamment lorsque ton activité est dense. Toi seul est capable de poser les limites sur ce que tu souhaites ou non. Il est important de choisir une vitesse de croisière qui t’accordera à toi et ta famille le temps nécessaire à l’épanouissement de chacun.
7ème conseil : éviter de trainer sur les réseaux sociaux
Faire de la veille concurrentielle est incontournable. Cependant, il est préférable de la faire en fin de journée lorsque ton attention n’est plus au top et que tes urgences et les objectifs que tu t’étais fixés sont atteints. Les réseaux sociaux sont addictifs et mangeurs de temps, tu as vite fait de scroller pendant 1h, sans t’en rendre compte et pendant ce temps, le travail n’avance pas !
8ème conseil : faire une liste de tâches pour le lendemain
Avant de tout éteindre, fais-toi une check-list des choses que tu as à faire en plus du projet de ton ou tes clients en cours pour le lendemain. Rédige cette liste par ordre de priorité, elle te permettra de mesurer la quantité de travail à réaliser et de te donner un axe à suivre. Ainsi, tu t’éparpilleras moins et seras plus efficace. Tu peux aussi en faire une perso, mais attention qu’elle n’empiète pas trop sur ton temps pro. 😉
Ainsi, tu seras satisfait du nombre de cases cochées à la fin de la journée. Et si tu n’as pas eu le temps de tout faire, pas de panique, tout ce qui n’est pas urgent peut attendre demain !
J’espère que ces conseils t’aideront à mieux t’organiser et à jongler entre ta vie professionnelle et personnelle. Sois honnête avec tes clients dans les délais que tu fournis. Tu préfères que l’on te dise que le boulot sera fini vendredi et te le rendre jeudi, ou te dire je te fais ça demain et 3 jours après toujours rien ? En plus de ton surcroît de travail, tu auras à gérer le mécontentement et l’insatisfaction de ton client. Ces situations répétées peuvent entacher la réputation de ton entreprise et engendreront la dévalorisation de toi-même.
Par ailleurs, une vie personnelle épanouie où tu prends le temps de faire des choses qui te passionnent fera de toi une personne plus ouverte et souriante et cela se ressentira sur ton activité professionnelle.
Enfin, tu n’es pas surhumain. Pour les tâches administratives ou la communication digitale, si ce n’est pas ton fort et que tu y passes plus de temps qu’une pro, n’hésites pas à déléguer.
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